【Excelラボ】日付を手打ちする人は、年末年始に必ずミスる。その時のトラブルシュート。

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※この記事は2015年11月に執筆しています。

<日付の入力はバラエティ豊か。さすがExcel>

皆さんはExcelで

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と表示したいとき、どのように入力していますか?

ご存知かもしれませんが、Excelは非常に賢いので、

いろんな方法で入力できるんです。

いくつかの方法を見てみましょう。

①「12/1」 と入力しても

②「12月1日」 と入力しても

③「12-1」と入力しても

いずれも、「12月1日」と表示されます。

ただ、私はそういう入力方法は危険だと考えています。

私が日付を入力するときはいつも、「2015/12/1」のように、

「年」からフルに入力する習慣が付いています。

なぜこれが必要かわかりますか?

どうして、「年」から入力しないと危険なのか。

その危うさがわかりますか?

<Excelで、「日付データ」は必ず「年」情報を持つ。>

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先程のデータを改めて、見てみましょう。

A2セルには、「12月1日」と表示されていますが、

右上の数式バーを見ていただくと、「日付形式」の表示が現れます。

「2015/12/1」となっていますね。

つまり、入力者が、

「年情報(ねんじょうほう)」の無い「12月1日」

というデータを入力したつもりでも、

その実、Excelにおいては

必ず、自動的に「年情報」が入ってしまうのです。

では、「何年が入るの?」という話ですが、

この年情報が入るメカニズムは単純で、

どんな時も「作成時点」の年情報が入るのです。

だから、今この記事を書いているのは「2015年11月」なので、

たとえば「3/31」と入力しても、当然、「2015/3/31」が

入力されることになるのです。(もちろん、その日は過ぎています)

<入力者の錯誤がもたらす問題>

ここで、入力者の錯誤を整理します。

1.入力者は、「日付」を入力するときに

「12/1」のように入力すれば、「12月1日」と変換されて便利だと知っている。

2.入力者は、上記のように入力された「12月1日」という日付データが、

たとえば「2015年」という年情報を持つことを明確には認識していない。

3.Excelは、「月日情報(がっぴじょうほう)」が入力されたら、必ずその時点の「年情報」を同時に付与する。

ここから引き起こされる問題は2つです。

問題1. 年末になり、来年(2016年)のスケジュールをExcelで作成したときに

意図せず、「2015年」のスケジュールを作成してしまう。

問題2. 年明け(2016年)になり、昨年(2015年)のデータをまとめるときに

意図せず、「2016年」のデータとしてまとめてしまう。

<ミスった後の、トラブルシュートぉぉぉ!>

つまり下記の動画のようなミスを引き起こします。

トラブルシュートのやり方を同時に紹介していますので、ぜひ覚えておきましょう!

【Excelラボ いつもの静かな動画(1分半)】

※音声が入っていないから、電車の中でも会社でも、どこでも再生いただけます。

ちなみに、「置換」ボックスを出すショートカットは

Ctrl+H であり、常識なので覚えておきましょう。

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<違和感が残れば、現場では使えません。>

動画で紹介した、「置換」を使うトラブルシュート。

言われれば簡単ですが、なかなか実行にうつせない人も多いようです。

なぜならば、

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と表示されているからです。

つまり、「目に映るもの」を「置換」するのが「置換」だと考えると、

上記のセルには「1月1日」しか表示されていないから年情報の置換はできないと思える。

けれど、「置換」は、目に見えない、数式バーにある部分「2015/1/1」を

直接対象として掴むことができるんです。

だから数式バーに表示される「2015」を「2016」に変えれる。

目に見えない部分(セルには表示されていない部分)を置換は扱えるのです。

ここは意外に重要で、また別のテーマでも出てきます。

<「反論: 年情報なんて間違っていても困らないのでは?」という方へ>

  • 別に「1月1日」って表示されていてそれが「2015年」だろうが「2016年」だろうが困らないでしょ?

という反論が予想されますが、下記の場合にトラブルとなり露呈します。

1.「曜日」が表示されるようにユーザー定義をかけた場合

2.VLOOKUP関数などで、日付データによるマッチング作業を行った場合

いずれにせよ、「年情報」が間違ったままで良いわけがありません。

年末年始には、このトラブルが各会社で続出して、

しばしば「完成度の低い」カレンダーが出回ると考えられますので、

皆様はくれぐれもご注意ください。

ちなみに、

実務Excel講座の受講者の皆様は、このようなミスはしませんね。

なぜなら、必ず日付データとともに曜日を表示させる習慣がついているからです。

今回の記事がよくわからない方へ

シリアル値やユーザー定義については、

実務Excel講座の基礎編でしっかり扱っていく内容となります。

  • 日付の本質は「シリアル値」であり、常に「シリアル値」を意識しながら日付データと対峙する

必要があります。

  • 曜日の本質は「日付」であり、日付の本質は「シリアル値」である。

だから、年月日が一意に決まれば、曜日もまた確定され自動表示される。

上記が意味不明な方は、実務上大きな時間ロスをし続けることになるので、

早めに実務Excel講座の基礎編をおすすめします。

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